Klachtenreglement

Laatste versie: juni 2020

 

 

1 . Bezwaar en klachten

Wij onderscheiden twee vormen van klachten:

  1. Inhoudelijke klachten rond toetsing en examenuitslagen
    Deze klachten zijn niet ontvankelijk voor de klachtenprocedure. Voor klachten van deze aard is het ‘Examenreglement’ met een eigen bezwaarprocedure in het leven geroepen.
  2. Organisatorische en bejegeningsklachten
    Zie voor het werkgebied hiervan 2.

2.  Werkgebied

Hieronder vallen alle klachten van studenten[1] en oud-studenten van de ‘TranceArt Academie’ met betrekking tot het functioneren van de ‘TranceArt Academie’.

De ‘TranceArt Academie’ maakt hierin een onderverdeling in:

  1. Administratieve, procedurele en organisatorische klachten. Hier vallen dus ook procedurele, administratieve en organisatorische problemen rond toetsingen en examens onder.
  2. Bejegeningklachten door docenten, werknemers en assistenten van de ‘TranceArt Academie’. Hier kan een misplaatste opmerking onder vallen, maar ook grensoverschrijdend gedrag.

 

3 Procedure

De ‘TranceArt Academie’ onderscheid een pre-procedure en een procedure.

 

3.1 Pre-procedure

Wanneer een student van mening is dat hem op welke manier dan ook tekort is gedaan op één van de hierboven genoemde punten, stelt de opleiding zich op het standpunt dat de student eerst een gesprek met de directie aangaat. Het doel van dit gesprek is dat alle partijen naar tevredenheid uit het probleem komen.

  1. Een klacht kan schriftelijk bij de ‘TranceArt Academie’ worden ingediend. De klacht dient binnen 2 weken, na het ontstaan van de reden tot de klacht, ingediend te zijn.
  2. Als een klacht mondeling wordt ingediend en niet binnen 5 werkdagen door de ‘TranceArt Academie’ (waar nodig in samenwerking met de klager) naar wederzijdse tevredenheid te verhelpen is, wordt deze alsnog schriftelijk ingediend.

 

3.2 Procedure

Wanneer de student ontevreden blijft met dit resultaat uit de pre-procedure, of hij onoverkomelijke argumenten heeft om met de opleiding in gesprek te gaan, staat voor hem de weg naar de ‘Klachtencommissie’ open om een officiële klacht in te dienen.

3.2.1 Klachtencommissie

  1. De commissie bestaat naast een directielid van de opleiding uit een onafhankelijk onderwijsdeskundige[2] en een niet aan de opleiding verbonden afgestudeerde hypnose- en regressietherapeut[3].
  2. Daar waar een lid, familielid of mededirectielid, van de commissie betrokken is bij het verschil van mening, zal deze persoon geen deel uitmaken van de commissie, maar door een ander vervangen worden.
  3. De commissie kan, indien nodig, de betrokkenen horen.
  4. De commissie kan, indien zij dit nodig acht, een deskundige raadplegen.
  5. De klachtencommissie doet zijn best de kosten zo laag mogelijk te houden:
  • Gestreefd wordt naar een maximale leestijd van de stukken van 1 uur per commissielid.
  • Het horen van en nabespreken van de betrokkenen maximaal 1,5 uur per betrokkene per commissielid.
  • Daar waar vergaderd dient te worden, gebeurt dit zo kostenbesparend mogelijk. Dit betekent op het instituut als iedereen toch aanwezig moet zijn, of via multimedia, zoals Skype.

3.2.2  Indienen klacht

  1. De student dient met redenen omkleed aangetekend in een gesloten envelop schriftelijk zijn klacht in bij de “Klachtencommissie, p/a de directie van de opleiding”.
  2. Andere vormen van het indienen van officiële klachten worden niet erkend door de directie van de opleiding.

3.2.3  Termijnen

  1. De TranceArt Academie bevestigt binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke klacht, dat de klacht ontvangen is. Hiervan kan worden afgeweken door onder andere afwezigheid door vakantie. In dat geval wordt binnen een week na terugkomst van vakantie de ontvangst van de schriftelijke klacht bevestigd.
  2. Bij een administratief of organisatorisch probleem moet de klacht uiterlijk 4 weken na de eerste constatering van het hetgeen de klacht veroorzaakt, aangetekend verzonden zijn naar de “Klachtencommissie”. Later verzonden klachten worden niet in behandeling genomen.
  3. Bij een bejegeningsprobleem moet de klacht uiterlijk 4 weken na de eerste constatering van het hetgeen de klacht veroorzaakt, aangetekend verzonden zijn naar de “Klachtencommissie”. Later verzonden klachten worden niet in behandeling genomen.
  4. Een uitzondering hierop vormt een schriftelijke verklaring van de vertrouwenspersoon:
  • In dit geval geeft de vertrouwenspersoon aan dat deze klacht bij de vertrouwenspersoon gemeld en in behandeling is.
  • In dit geval verandert de uiterlijke termijn van het onder ‘c’ genoemde in een maximale termijn van 3 maanden.
  • Op het functioneren van de vertrouwenspersoon is het meest recente ‘Reglement Vertrouwenspersoon’ van toepassing.
  1. De commissie doet binnen twee maanden na ontvangst van de klacht uitspraak. Hiervan kan worden afgeweken door volle agenda’s, vakantieplanning, ziekte en dergelijke van de student(en), betrokkene(n) en/of een of meerdere commissieleden.

3.2.4  Uitspraak

  1. Behalve wanneer de student zijn klacht gaande de procedure intrekt, doet de commissie altijd uitspraak.
  2. De student en de opleiding worden beide schriftelijk op de hoogte gesteld van de bevindingen van het onderzoek van de klacht en met redenen omkleed, in kennis gesteld van de eventuele genomen maatregelen.
  3. De uitspraak van de “Klachtencommissie” is voor alle partijen bindend. Bezwaar of beroep tegen deze uitspraak is niet mogelijk.

3.2.5  Kosten klachtenprocedure

  1. Wanneer de student in het gelijk gesteld wordt, zijn de kosten voor deze procedure voor de opleiding, cq. voor degene over wie de klacht gaat.
  2. Wanneer de opleiding in het gelijk gesteld wordt, zijn de kosten, verbonden aan deze procedure, voor de student.
  3. Wanneer de procedure tussentijds gestopt wordt, worden de kosten als volgt verdeeld:
  • Wanneer de klager na het opstarten van de procedure zijn klacht intrekt (cq. de procedure beëindigt of pauzeert), zijn de tot dan toe gemaakte kosten voor de klager.
  • Wanneer de beklaagde alsnog de klager in het gelijk stelt, zijn de dan gemaakte kosten voor deze procedure voor de beklaagde.
  • Wanneer beiden tot consensus komen, betalen beiden een gelijk deel van de kosten van deze procedure.
  1. Aan kosten wordt het volgende in rekening gebracht:
  • De leestijd van de commissieleden tot een maximum van € 50,00 netto per uur.
  • De overlegtijd van en de tijd die het ‘horen’ van de betrokkenen in beslag neemt door de commissieleden tot een maximum van € 50,00 netto per uur.
  • Reiskosten (wanneer die niet om bijvoorbeeld lesgeven ook gemaakt hadden zullen worden) ad € 0,19 per kilometer.
  • Administratieve be- en afhandeling totaal: € 150,00 (maximaal).

Dit betekent dat de prijs voor een simpele procedure al gauw € 1000,00 bedraagt.

  1. Wanneer de commissie verwacht of gaande het proces verwacht dat de prijs voor de gehele procedure meer dan € 1000,00 gaat bedragen, worden alle partijen hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
  • Alle partijen hebben op dat moment opnieuw de gelegenheid er met elkaar alsnog uit te komen.
  • Wanneer de klager schriftelijk aangeeft zijn klacht voort te willen zetten, met het risico van een hogere kosten dan € 1000,00, vervolgt de commissie zijn werk.

 

4. Registratie en bewaartijd

  1. Van elke klacht wordt een dossier gevormd.
  2. De dossiers bij elkaar bewaard.
  3. Dit dossier wordt zodanig bewaard, dat anderen dan de directie van de opleiding, hier niet bij kunnen.
  4. Deze dossiers worden minimaal 3 jaar en maximaal 10 jaar bewaard.

 

5 . Slotbepaling

5.1.1   Geldigheid

  1. Dit reglement is geldig voor alle studenten en oud-studenten van de TranceArt Academie.
  2. De TranceArt Academie laat alle studenten weten dat en wanneer dit reglement aangepast is.
  3. De TranceArt Academie draagt er zorg voor dat alle studenten toegang hebben tot de meest actuele versie van dit reglement.
  4. Aanpassingen zijn niet geldig over lopende zaken. Een zaak loopt vanaf het moment dat een klacht ingediend werd.

5.1.2  Data

  1. Deze regeling is vastgesteld door de directie van de TranceArt Academie op 27 juni 2020.
  2. Deze gewijzigde regeling treedt in werking op 1 augustus 2017.

 

5.1.3         Vertrouwelijkheid en openbaarheid

  1. Alle klachten, zowel in de pre-procedure als in de procedure, worden vertrouwelijk behandeld.
  2. Het klachtenreglement is voor alle studenten bereikbaar op de leeromgeving op de website van de TranceArt Academie.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[1] In dit reglement wordt, om leesbaarheidsredenen, de mannelijk vorm aangehouden. Overal waar bijvoorbeeld ‘hij’ staat, dient ‘zij/hij’ of ‘hij/zij’ gelezen te worden.

[2] Stephania van Velzen, Anne Frankstraat 15, 1791 DT Den Burg .

[3] Arnold Vermeulen, La Pazstraat 17, 2622 BM Delft.

Hou me op de hoogte